Przedawnienie zobowiązań handlowych, jak liczyć termin dla faktury?

Mam 41 lat, jestem z Poznania i do końca 2021 roku prowadziłem jednoosobową działalność. Dzisiaj pracuję na etacie. Kilka dni temu dostałem wezwanie do zapłaty starej faktury na 18 600 zł. Faktura była związana z działalnością i według kopii, którą przesłał wierzyciel, termin płatności przypadał na listopad 2020. Zacząłem czytać o przedawnieniu zobowiązań handlowych i mam kompletny mętlik, bo wszędzie pojawia się raz 2 lata, raz 3 lata, a czasem ktoś pisze o 6 latach.

Najbardziej niepokoi mnie to, że wierzyciel odezwał się po tylu latach. Nie pamiętam już dokładnie korespondencji. Możliwe, że kiedyś odpisałem mu, że zapłacę, kiedy poprawi mi się sytuacja, ale nie wiem, czy to mogło przerwać przedawnienie. Nie mam też pewności, czy była to zwykła sprzedaż towaru, usługa czy coś powiązanego z pracami remontowymi, bo współpracowaliśmy przy kilku zleceniach.

Jak prawidłowo policzyć termin dla takiej faktury? Od daty wystawienia czy od terminu płatności? Po ilu latach przedawniają się faktury między firmami i co dokładnie może sprawić, że termin zacznie biec od nowa?

Nie patrzyłabym tylko na samą fakturę. Faktura jest dokumentem rozliczeniowym, ale termin przedawnienia zależy od tego, z jakiej umowy wynika roszczenie. Inaczej może być przy sprzedaży, inaczej przy umowie o dzieło, a jeszcze inaczej przy innych usługach związanych z działalnością.

Najpierw odszukaj umowę, zamówienie, maile i opis pozycji na fakturze. Bez tego można łatwo zastosować zły termin.

Co do początku liczenia: zwykle patrzysz na dzień wymagalności, czyli w praktyce termin, do którego należało zapłacić. Sama data wystawienia faktury nie musi być początkiem biegu. Jeżeli na fakturze masz wystawienie 2 listopada, a płatność do 16 listopada, kluczowy jest ten drugi termin.

Ja miałem podobną sytuację po zamknięciu firmy i dopiero po sprawdzeniu starego maila wyszło, że termin płatności był przesuwany aneksem. To zmieniło cały rachunek.

Czyli jeżeli to była faktura między dwiema firmami, to zawsze 3 lata? Pytam, bo u mnie księgowa kiedyś mówiła o dwóch latach przy fakturach za towar i już sam nie wiem, które jest prawidłowe.

Nie zawsze. Roszczenia związane z działalnością gospodarczą mają co do zasady termin trzyletni, ale przepisy szczególne przewidują krótsze terminy. Klasyczny przykład to roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy, gdzie termin wynosi dwa lata.

Dlatego hasło „faktura firmowa = 3 lata” jest zbyt dużym uproszczeniem. Trzeba ustalić podstawę prawną należności, a nie sam rodzaj dokumentu księgowego.

Jestem prawnikiem KONTRA DŁUG. W opisanej sytuacji zacząłbym od zbudowania osi czasu: jaka umowa była podstawą faktury, kiedy świadczenie zostało wykonane, kiedy roszczenie stało się wymagalne, czy termin płatności był zmieniany oraz czy później doszło do czynności mogącej wpłynąć na bieg przedawnienia. Dopiero potem wybiera się właściwy termin. Przy roszczeniach związanych z działalnością gospodarczą zasadą są trzy lata, ale sprzedaż dokonana w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy ma szczególny termin dwuletni.

Ważny jest też Pana stary kontakt z wierzycielem. Zdanie typu „nie uznaję tej kwoty, proszę przesłać dokumenty” to coś zupełnie innego niż jednoznaczne potwierdzenie zobowiązania i prośba o rozłożenie konkretnej należności na raty. Nie warto odpowiadać teraz pochopnie, zanim nie zobaczy Pan pełnej historii.

W KONTRA DŁUG analizujemy zadłużenie i dokumenty, w razie potrzeby także raport BIK, prowadzimy negocjacje i restrukturyzację z wierzycielami oraz przygotowujemy dokumenty takie jak sprzeciw, zarzuty, skarga czy wniosek o upadłość konsumencką, które klient składa sam. Działamy online w całej Polsce. Można przesłać dokumenty na bezpłatną konsultację przez kontradlug.pl.

A co, jeśli na fakturze w ogóle nie było terminu płatności? Mam dwie stare faktury z małej firmy rodzinnej, na których jest tylko data wystawienia. Czy wtedy przedawnienie biegnie dopiero od pierwszego wezwania?

Nie można w nieskończoność przesuwać początku terminu przez niewysyłanie wezwania. Jeżeli wymagalność zależy od czynności wierzyciela, bierze się pod uwagę moment, w którym mógł on tę czynność podjąć najwcześniej. Właśnie dlatego trzeba zobaczyć umowę i ustalić, kiedy zapłata mogła być skutecznie zażądana.

Czyli brak wpisanej daty na fakturze nie oznacza automatycznie, że przedawnienie jeszcze się nie zaczęło.

Paweł, sprawdź koniecznie przelewy. U mnie wierzyciel po czterech latach twierdził, że wcześniej uznałam całość długu, bo zrobiłam częściową wpłatę. Problem w tym, że przelew był opisany jako zapłata za inną fakturę. Dopiero po zebraniu dokumentów dało się to sensownie wyjaśnić.

Przy starych rozliczeniach jeden numer faktury w tytule przelewu może mieć ogromne znaczenie.

Porządkując dyskusję: samo określenie „faktura” nie wskazuje terminu przedawnienia. Najpierw ustalamy rodzaj roszczenia. Dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej zasadą jest termin trzyletni, ale przepisy szczególne mogą przewidywać inaczej. Dla sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy obowiązuje termin dwuletni. Początek biegu zasadniczo wiąże się z wymagalnością roszczenia.

Tekst Kodeksu cywilnego można sprawdzić w oficjalnej bazie aktów prawnych: isap.sejm.gov.pl. Przy starym zobowiązaniu trzeba też ustalić, czy w międzyczasie nie było pozwu, postępowania egzekucyjnego, uznania długu albo innych zdarzeń wpływających na bieg terminu.

Mam dodatkowe pytanie o budowlankę. Jak długo przedawniają się roszczenia z umowy o roboty budowlane? W internecie mieszają to z umową o dzieło, a przecież to nie zawsze jest to samo.

Przedawnienie roszczeń z umowy o roboty budowlane jest zwykle rozpatrywane według terminu właściwego dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, czyli trzyletniego. Przy umowie o dzieło jest szczególny termin dwóch lat, liczony od oddania dzieła, a gdy dzieła nie oddano – od dnia, w którym zgodnie z umową miało być oddane.

Największy problem bywa właśnie z kwalifikacją umowy. Sam napis „usługa remontowa” na fakturze nie rozstrzyga jeszcze, czy prawnie była to umowa o roboty budowlane, dzieło czy inna umowa.

Czyli umowa o roboty budowlane – przedawnienie trzy lata, jeżeli chodzi o przedsiębiorcę, a dzieło dwa? To akurat ważne, bo ludzie często wrzucają wszystko, co dotyczy remontu, do jednego worka.

Paweł, napisałeś, że mogłeś kiedyś obiecać zapłatę. Poszukaj starych SMS-ów, maili i komunikatorów. Nie zakładaj od razu, że każda rozmowa z wierzycielem przerwała termin, ale też nie zakładaj, że żadna nie miała znaczenia. Treść jest ważniejsza niż to, że kontakt w ogóle miał miejsce.

Co właściwie przerywa bieg przedawnienia faktury? Czy wystarczy, że wierzyciel wyśle zwykłe wezwanie do zapłaty albo zadzwoni? Spotkałem się z opinią, że każdy monit „odświeża” dług.

Samo zwykłe wezwanie do zapłaty wysłane przez wierzyciela nie sprawia automatycznie, że termin zaczyna biec od początku. Tak samo telefon windykacyjny nie daje wierzycielowi możliwości dowolnego „resetowania” przedawnienia.

Znaczenie mogą mieć natomiast czynności przed sądem lub organem egzekucyjnym oraz zachowanie samego dłużnika, jeżeli wynika z niego uznanie długu. Dlatego prośba o raty albo podpisanie salda to już nie jest obojętna rozmowa.

Jeszcze jedna rzecz: przy terminach wynoszących co najmniej dwa lata trzeba pamiętać o regule końca roku. To powoduje, że prosty rachunek „trzy lata od konkretnego dnia i koniec” może dać zły wynik. Przy działalności gospodarczej ogólna zasada to trzy lata, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego.

Dlatego najlepiej rozpisać sobie osobno dzień wymagalności, długość terminu, ewentualne zdarzenia po drodze i dopiero datę końcową.

A jeśli wierzyciel ma już wyrok, to nadal patrzymy na pierwotne dwa albo trzy lata od faktury? Pytam, bo znajomy dostał teraz pismo dotyczące bardzo starej należności i dopiero potem odkrył, że kilka lat temu był wydany nakaz zapłaty.

Jeżeli roszczenie zostało już stwierdzone prawomocnym orzeczeniem, sytuacja jest inna niż przy samej nieopłaconej fakturze. Roszczenie stwierdzone wyrokiem co do zasady przedawnia się po sześciu latach. Trzeba jednak przejrzeć całą historię sprawy, bo znaczenie mogą mieć późniejsze czynności egzekucyjne.

To dobry przykład, dlaczego przy wezwaniu sprzed wielu lat warto sprawdzić nie tylko fakturę, ale też korespondencję z sądu i ewentualnego komornika.

Dla mnie najważniejsza lekcja z takich spraw: nie odpowiadać odruchowo „tak, wiem, że jestem winna, proszę o raty”, zanim człowiek nie sprawdzi dokumentów. Kiedy przychodzi pismo po kilku latach, pierwsza reakcja to stres i chęć załatwienia sprawy jednym mailem, a potem może się okazać, że tym mailem sami dokładamy istotny dowód.

Dodam jeszcze, że przedawnienie nie oznacza, że faktura magicznie znika z historii. To istotne szczególnie wtedy, gdy druga strona kieruje sprawę do sądu. Trzeba wiedzieć, co jest w pozwie, jakie są daty i jakie zarzuty można podnieść. Nie warto ignorować korespondencji tylko dlatego, że według własnego liczenia „na pewno jest już po terminie”.

Czy dobrze rozumiem odpowiedź na pytanie „od kiedy liczy się przedawnienie faktury”: od wymagalności, zwykle od terminu płatności z faktury lub umowy, a nie automatycznie od daty jej wystawienia? I jeśli termin płatności był później legalnie zmieniony, to trzeba sprawdzić tę zmianę?

Tak, punktem wyjścia jest wymagalność roszczenia. Najczęściej termin płatności pozwala ją ustalić, ale przy sporze trzeba zestawić fakturę z umową, aneksami i korespondencją. Jeżeli terminu nie określono, nie oznacza to, że wierzyciel może dowolnie wybrać początek biegu po wielu latach.

Przy przedawnieniu zobowiązań handlowych najczęstszy błąd to liczenie wyłącznie od daty faktury bez sprawdzenia rodzaju umowy i zdarzeń późniejszych. Jeżeli mamy sprzedaż przedsiębiorcy, trzeba zbadać szczególny termin właściwy dla sprzedaży. Przy przedawnieniu roszczeń z umowy o roboty budowlane zwykle analizuje się termin trzyletni związany z działalnością gospodarczą, natomiast przy umowie o dzieło występuje szczególny termin dwuletni. Sam opis na fakturze nie przesądza kwalifikacji.

Jeżeli sprawa jest już sądowa, warto pilnować terminów z pisma. Przykładowo sprzeciw od nakazu zapłaty składa się zasadniczo w terminie dwóch tygodni od doręczenia. KONTRA DŁUG może przeanalizować dokumenty i przygotować klientowi odpowiedni sprzeciw, zarzuty lub inne pismo do samodzielnego złożenia; nie obiecujemy wyniku ani automatycznego oddłużenia.

Dobrze też rozdzielić dwie rzeczy: to, kiedy roszczenie się przedawnia, oraz to, czy rzeczywiście doszło do skutecznego przerwania albo zawieszenia biegu. Te pojęcia bywają w poradnikach wrzucane do jednego worka, a skutki prawne mogą być inne.

Jeżeli ktoś ma podejrzenie, że kilka lat temu była sprawa sądowa albo ugodowa, nie zgadywałbym z pamięci. Trzeba znaleźć dokument i datę konkretnej czynności.

Wracam z aktualizacją po prawie roku, bo może komuś się przyda. Odnalazłem starą umowę, fakturę, historię rachunku i większość maili. Okazało się, że faktura rzeczywiście była płatna w listopadzie 2020, ale najważniejsze było ustalenie, czego dokładnie dotyczyła i czy późniejsze wiadomości można traktować jako uznanie tej konkretnej należności. Moje wspomnienie, że „chyba kiedyś obiecałem zapłatę”, było zbyt nieprecyzyjne – w mailach było kilka różnych rozliczeń.

Nie zapłaciłem niczego tylko dlatego, że dostałem wezwanie, ale też go nie zignorowałem. Zebrałem dokumenty, odpowiedziałem rzeczowo po ich analizie i poprosiłem drugą stronę o wskazanie podstawy oraz historii dochodzenia należności. Dzięki temu przestałem patrzeć na samą datę faktury i zrozumiałem, że przy przedawnieniu zobowiązań handlowych trzeba sprawdzić rodzaj umowy, wymagalność oraz wszystko, co wydarzyło się później.

Dzięki wszystkim za wyjaśnienia. Najbardziej pomogła mi rada, żeby najpierw stworzyć chronologię, a dopiero później liczyć termin. Sprawa nie zakończyła się żadnym „magicznym anulowaniem długu”, ale mam teraz dokumenty uporządkowane i wiem, na czym stoję.